Ob Konzert, Festival oder Jahrmarkt: Öffentliche Events erfordern eine gute Vorbereitung. Hierbei sollten Sie zahlreiche Aspekte einbeziehen; formulieren Sie am besten zu Beginn eine To-do-Liste.

Das Event eingehend planen

Im ersten Schritt sollten Sie sich überlegen, welche Zielgruppe Sie erreichen wollen, ob genug Nachfrage besteht und ob sich eine Veranstaltung finanziell rechnet. Listen Sie die Kosten und erhofften Einnahmen auf und orientieren Sie sich hinsichtlich der Nachfrage an ähnlichen Events in der Region. In dieser Planungsphase sollten Sie auch überlegen, mit welchen Mitteln Sie Ihre Veranstaltung effizient bewerben können. Insgesamt handelt es sich um komplexe Anforderungen mit vielen Facetten, so müssen Sie sich zum Beispiel konkret mit diesen Punkten auseinandersetzen:

• Ort: Erstens muss der Ort zum Flair des Events passen. Zweitens sollte er weder deutlich zu groß noch zu klein sein, das Budget darf er ebenfalls nicht überlasten. Drittens spielt die Lage eine große Rolle: Können potenzielle Gäste optimal anreisen oder hindern sie zu lange Wege oder fehlender Öffentlicher Personenverkehr?




• Programm: Das Event sollte möglichst viele Menschen anlocken. Bei Festivals empfehlen sich beispielsweise ein überregional bekannter Headliner und eine regional verwurzelte Band mit vielen Fans.




• Eintrittspreise: Zu niedrige Preise reißen ein Loch ins Budget, zu hohe Kosten aufgrund der abschreckenden Wirkung ebenfalls. Schätzen Sie den idealen Eintrittspreis ab. Organisieren Sie zusätzlich unbedingt einen Vorverkauf, der Ihnen frühzeitig Geld in die Kassen spült und zur Planbarkeit beiträgt.




• Finanzielle Unterstützung: Kontaktieren Sie mögliche Sponsoren, deren Geld trägt ebenso zur finanziellen Sicherheit bei.

An bürokratische Regeln denken

Kümmern Sie sich auch früh genug um gesetzliche Vorschriften. So müssen Sie eine Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden und unterschiedliche Auflagen einhalten, etwa in Bezug auf die Sicherheit, den Lärmschutz und die Umwelt. Bestenfalls können Sie bereits mit dem Antrag zufriedenstellende Lösungen vorweisen. Organisieren Sie beispielsweise einen Sanitäter-Pavillion und entsprechend ausgebildete Mitarbeiter. Engagieren Sie eine zuverlässige Security, planen Sie ausreichend Fluchtwege ein, realisieren Sie ein Pfandkonzept und bieten Sie Partyzelte – wie von Profizelt24 – als Unterstand an. Halten Sie sich anschließend strikt an alle Auflagen, ansonsten drohen Bußgelder. Melden Sie das Event zudem bei der GEMA an, andernfalls zahlen Sie eine Strafgebühr.

Ein gelungenes Event setzt intensive Vorbereitungen voraus

Alle diese Überlegungen und Aufgaben kosten viel Zeit. Doch diese Zeit ist nicht verloren. Mit einer gründlichen Vorbereitung erhöhen Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit massiv erhöhen, die Gefahr negativer Überraschungen reduzieren Sie auf ein Minimum.

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